大学職員を目指す学生へ①
管理人Iです。いよいよ本日から就職活動のエントリーが本格的にスタートしました。
現状、すでに選考が進み内々定を持っている学生もいるのが現状なのですが。
今回からは新テーマとして、大学職員を目指す学生に対し、大学職員の目線から少しだけ就活のお役に立つ話題を提供できればと思い、複数回書いていこうと思います。
①大学を取り巻く状況を知っておこう
2040年になっても大学進学率が53％から変わっていなかった場合、大学に進学するのは88万人の18歳人口のうち53％、つまり47万人になり、2020年からの20年間で大学進学者数は15万人減ることになります。20年間で大学進学者数が15万人減るということは、「定員1,000人規模の大学が150校潰れる」ことになります。どう見ても「少子化」 (((( ;ﾟдﾟ)))ｱﾜﾜﾜﾜ
「少子化」を漠然と理解されている方は多いかと思いますが、リアルな数字を見るとその厳しさがより見えてくると思います。
この危険性は他の投稿者が過去の記事でもっと詳しく触れて頂いていますので、ぜひご覧ください。
daigakushokuin2020.hatenablog.com
この数字を見た上で、あなたは大学職員を目指しますか？
という点を改めて振り返り、自分の中で覚悟を決めたほうがいいと思います。
「確実に」マーケットは縮小していく業界なのでそこを頭に入れて、業界研究に挑んで頂きたいと思います。現役の大学職員でもどれだけこの現状に危機感を持っているかは、かなり個人差があると思います。
②大学ならではの特殊性
大学は特殊な業界だと思っています。それは学生に対しての「教育活動」そして「研究活動」を行う「教員」と運営・経営の土台を支える「職員」との二つの人材で構成されているからです。教育・研究の充実＝経営の安定・利益の確保とは言えない部分もあり、時に双方の目指す所はズレが生じることもあります。その為組織として一枚岩になりにくいという所は企業とは違う点ではないでしょうか。私は一般企業も経験していますが、同じ目標に向かっていくという点は一般企業の方が強い、速いと言えると思います。
また、教員と職員との関係性もあります。「教職協働」が叫ばれていますが、教授会が意思決定の重要なプロセスとしてある以上、教員の方が実質的に力を持っている法人・大学が多いでしょう。教職協働のもとに職員が十分に力を発揮できる大学組織は強い大学と言い換えることもできます。
その違いを認識し、業界選択や大学選択に繋げて頂ければと思います。
③時間の流れの違い
大学が展開する教育サービスの効果測定ができるのは基本的には4年以上の時間が掛かります。例えば 公務員試験合格を目指したプログラムを充実させたとしてもその効果を測定できるのは3回以上卒業生を送り出してからが妥当と言えるでしょう。また、新学部を作ったとしても開設準備から最初の卒業生を送り出すまで5年は掛かります。なので自分たちの取組が成果を上げているかどうかの見極めにはとっても時間がかかります。
また、大学は企業と違い、売り上げが上がらないから撤退、サービス停止ということがしにくいです。
単年度単位で事業の見極めができにくい特性から時間の流れがゆっくりであるため、のんびりとした雰囲気になりがちなのも大学で働くうえで知っておいたほうが良いでしょう。
いかがでしょうか。ネガティブなニュアンスのことをお伝えしてしまいましたが、非常に大切なことなので、まとめさせていただきました。業界研究は非常に大切ですので、ぜび参考にしてくださいね。
このシリーズに関しては別の投稿者が書いてくれている、『新卒で大学職員になってもうすぐ1年』からもリアルな新人大学職員の姿が見えてきます。ぜひご覧ください！
daigakushokuin2020.hatenablog.com
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このブログでは大学職員を目指す皆さんを応援しています。
こちらのシリーズは複数回にわたり、展開していきます。どうぞお楽しみに！
【管理人：I】
「大学職員の生活改善ねた」ブログにはどのような記事がアップされているか
いつも「大学職員の生活改善ねた」ブログをお読みいただき、ありがとうございます。
2020年５月より始まった当ブログは、複数の大学職員によって運営されております。
これまでブログの管理人I氏を中心とした７名の大学職員によって、大学職員の日々の仕事にまつわる話や業務改善に役立つ情報、それ以外の雑学など、様々なコンテンツが発信されてきました。
記事の内容は高等教育政策の話題から哀愁あふれる大学職員川柳までと本当に多様で、私は大学職員のごった煮ブログだと思っております。
今回の記事でちょうど40本目とキリの良い（？）数字であったため、このブログでどのようなことが述べられてきたのか、ちょっと振り返ってみたいと思います。
と、いうわけでこれまでの39本の記事を一つひとつ再読し、カテゴリ別に分類しようと考えたのですが、それはちょっと面倒（とか言ってはいけない）だったので、ブログのを雑にテキストマイニングして傾向を把握してみることにしました。
テキストマイニングというのは、文章データを単語に分割し、単語の出現頻度や一緒に出てくる単語の組み合わせを調べたりする分析のことです。
39本のブログの本文のうち、URLや文末の参考文献やブログ作成者のクレジットを除外した46,269字を対象とし、
テキストマイニングは「ユーザーローカル テキストマイニングツール」を活用させていただきました。
テキストマイニングの結果は以下です。
まずはワードクラウドです。よく出てくる単語や特徴的な単語を品詞別に色分けして表示しています。
「職員」というワードが思ったほどクローズアップされず、一方で「仮説」が大きく表示されているのが特徴的ですかね。「産む」も少し気になります。
次は名詞と動詞の出現頻度です。名詞において、大学が最も頻出ワードなのはわかるとして、次点は「データ」なんですね。ご時世を表しているといえそうです。「子供」が意外と多いのも個人的に面白いなと思いました。
共起ネットワークというものです。一緒に出てきがちな単語が線で結ばれます。このブログの内容がいかに多様というか、バラバラというか、書き手の自由度が高いことがよくわかります。
テキストマイニングの結果は以上です。今後もこの「ごった煮感」を継続できればよいな、と勝手に思っております。
今回は以上です。ふり返り方の雑感が否めませんし、タイトルの問いにもまるで答えられていませんが、ご了承ください。
もしよければぜひ、過去の記事にもお目通し頂けると幸いです。このブログにどのような記事がアップされているか、お分かりいただけるかと思います。
最後にこれまでの39本の記事の中で、私のイチオシをご紹介します。
N氏の「仕事の戦闘力」です。
daigakushokuin2020.hatenablog.com
仕事のパフォーマンスを戦闘力という指標で可視化しようとする考え方が好きです。
あとはシンプルにドラゴンボールが大好きってのもあります。超サイヤ人2悟空vsMベジータ戦が特に好きです。
【見えないモノを見ようとしがちな大学職員】
成長する為に必要なこと
管理人Iです。
このブログを見て下さっている方、共同運営メンバーとして投稿してくださっている方は大学職員として何か成長できるきっかけを日々探し求めておられる方だとターゲティングをし、その方々に向けたお役に立つネタを少しでも提供できればと思い日々ネタを探しています。
このブログを始めたきっかけは「大学職員の皆さまに少しでも日々の仕事のヒントになるような情報を提供すること」そして「自分がアウトプットを行うことで成長につなげたい」というところからでした。自分の投稿したまとまりのない記事を見返して、一喜一憂することもあります。そんな時に偶然こちらの動画に辿り着きました。
漫才コンビ：ロザンの動画です。彼らは毎日YouTubeに動画を投稿し続けています。その中で彼らが気がついたことは、質を求めるよりも「毎日、同じ分量で同じことを積み重ねること」の大切さ、そしてそれが最終的に成長につながると動画の後半で述べています。難関国公立大学に合格した2人の受験勉強経験談もあり、非常に説得力を感じます。
調子が良くても悪くても無理なく同じ量を積み重ねていくことが最終的に成長につながるのであれば気持ちは楽になることもあるでしょう。
「質より量」は悪い意味で捉えられがちですが、自分で何かを発信し、それを通じて成長につなげたいという私のような方にはその考え方の方が合っているのだと気が付くことができました。
学びもそうなのかもしれません。社会人の学びは学生時代とは違い、「時間の合間を縫ってやれる時(調子のいい時)にやる形」が基本。学びへの姿勢や考え方にも影響しそうです。
これからもこのブログを投稿し続けることで多くの学びを得たいと思う、決意表明の投稿でした。
もっと多くの方に読んでいただければモチベーションも上がるので、ぜひ拡散をお願いします！
今回ご紹介した、ロザンのYouTube動画は毎回非常に興味深いものです。時事ネタも含め、物事の本質に迫った観点でトークされていますので、ぜひご覧ください。
【管理人：I】
新卒で大学職員になってもうすぐ1年②
こんにちは！
年度末が迫ってきました。あと少しで「新人」の肩書が消滅します。😇
2年目として恥ずかしくないような仕事をしていきたいです。
さて，前回に引き続き，新卒大学職員として業務の中で驚いたことについて書きます。（前回の記事に続くため，番号が途中から始まります。）
③印刷量の多さ
私は教授会等の会議資料を作成を担当しています。
本学で開催する会議では，ペーパーレス化ということで，基本的にはpdfデータを会議資料として配信しています。
（印刷コスト削減のため）
会議資料を配信する前には，上司に資料内容に間違いがないかどうかチェックをしてもらうのですが，その際は印刷したものをチェックしてもらいます。
当初は，「せっかくデータ化されているんだったらpdfデータに修正入れたらいいのでは…？紙の無駄遣いなのでは…？」と思っていました。
実際，しばらく続けて見て感じたこととしては，
・印刷したほうが間違いを発見しやすい
・手元の資料同士で見比べやすい
・修正点の書き込みが楽
といったことが挙げられ，現時点では印刷したものをチェックしてもらう体制で続けています。
（私だけかもしれませんが，どうしても画面上の文字を読むと目が滑って間違いを見つけられないことが多くありました）
他大学では，どのように資料のチェック作業を行っているのでしょうか。
もしかしたら，タブレット端末等でデータに直接書き込みをしているような大学もあったりするのかもしれないなあ，と思いました。
④とりあえず電話しがち
業務上，ほかの部署に聞かないとわからないことなどがあると，「電話して聞いてみて」と指示を受けることが多々あります。
正直なところ，私は電話がすごく苦手です。
以下，理由です。（とても個人的）
・電話している内容を周囲の人に聞かれるのが恥ずかしい
・電話のコール音に驚く
・電話をすることで，電話越しの人の業務の手を止めてしまうことに申し訳なさを感じる
・かけた相手が出なかった場合，電話の折り返し合戦（？）になり面倒
という風に，とてもストレスに感じています。
（「甘ったれたことを言うな！」と言われるかもしれませんが…）
確かに電話すれば早く伝わり，問題の早期解決につながる場合も多いと思います。ですが上に挙げた内容を加味すると，なかなか受話器に手が伸びません。（しかし，かかってきた電話は率先して取ります。※新人のため）
とりあえず私は，チャットで済ませられる簡単な内容であればチャットで連絡し，文面での説明がややこしいときや，緊急性を伴う内容の場合は電話，という風に分けてみたりしています。
電話に慣れる必要があることも重々承知しているので，私と同じように電話が苦手な方で，「こういうふうにやったらストレスがなくなったよ」，という方がいらっしゃいましたら，ぜひ教えてください。
⑤改革のしづらさ
新卒で入職して，「もっとこんな風にしたらいいのに」「なんでこんなに面倒なことをしているんだろう」と思うことが多々あり，入職して間もなく，上司に疑問をぶつけてみることもありました。
意見を採用していただけることもあれば，「そういった指摘があることは重々承知しているけれど，今のやり方が一番確実だからこのやり方で続けている」という風に言われることも多くありました。
実際，現状のやり方で作業を進めていると，確かに今のままの運用が一番理にかなっているんだなと思うこともありました。
改革を進める際には，まずは今のやり方で様子を見て，色んな事情を考慮したうえで提案をする必要があると感じました。
※「提案すること自体はいいことなので，どんどん提案して！」とは言われています。
以上がここ最近感じていたことでした。
来年度は，今年度の反省を踏まえて効率的に働きたいです。
新人職員Yでした。
自分のやりたいようにしかできない①
「仕事のモチベーションが上がらない」
皆さんは、普段迷いや不満なく、仕事はできているでしょうか。
そんなこと言えるほど仕事に余裕がない。
という声が聞こえてきそうですが、モチベーションは労働生産性と相関があることが知られています。
だからでしょうか、現代のモチベーション理論は、しばしば組織管理・人材管理の観点と結び付けられて議論されているようです。
労働者の生産性を上げるために、管理者は労働者にモチベーションを上げてもらいたい。
そのために、管理者はどのように労働者を管理すれば良いか。
もちろん、そのような観点から組織を管理することはとても重要なことです。
ただ、現状として、すべての職場がこのような組織管理に取り組めているわけではありませんし、私の職場も例外ではありません。
しかし、仕事でモチベーションを保てないときは、自己効力感を感じられず辛いものです。
それでは、そのような職場で働いている労働者は、それでも仕事を前向きに捉える、モチベーションを保つためには、どのように考え、どのように振る舞えばいいのでしょうか。
経営理論学者のクリス・アージリスは、人間は自己実現のために成長する生き物であるとしました。
乱暴に言い換えると、行動のモチベーションには自己実現が伴い、自己実現のための行動には成長が伴う、ということでしょうか。
自分のやりたいようにできるときにモチベーションが上がる。
逆に、やりたいようにできなければ、モチベーションは落ちる。
当たり前のことのようにも聞こえます。
アージリスの言葉を借りると、
「個人がもしそれぞれに完全に実現されたならば、彼自身にとっても組織にとっても恩恵をもたらす潜在能力を持ち合わせている。それにもかかわらず、組織は一般的にこうした恩恵を妨げるかのように運営されている。」
と表現される組織では、労働者は手足と捉えられがちであり、やりたいようにできないことがほとんどです。
人間が自分で変えられるのは自分の考え方と自分の行動だけです。
やりたいようにできない現状も、自己実現に絡めて合理的かつポジティブに捉えられないか。
そのために普段どのように行動するべきか。
最近、「仕事のモチベーションが上がらない」ので、そんなことを考えています。
【大学職員Y】
アンケートのメリット・特殊性・限界は何か（その③）
皆さんは仕事をするうえで意識している、もしくは大事にしている考え方はありますか？
そして、それをキーワードで説明すると何になりますか？
ちなみに私は「アウトカム」「学費」などです。
私は私立大学職員なので学生に超高い学費をお支払いいただき、それで生活をさせていただいています。
その超高い学費に見合う価値を提供しない教職員が存在を許されるわけがないと思っているので、学生にとって良い大学を作るためのアウトカムは出し続けたいと思っています。
学生全員が支払った学費の総額に対する価値を必ず得ることができる大学になるといいなあと思います。
と、まあそんな話は横にして、今回の記事は、以下の二つの記事の続きです。
daigakushokuin2020.hatenablog.com
daigakushokuin2020.hatenablog.com
前々回の記事（その①）では、アンケートには多くのメリットがあることをご紹介し、
前回の記事（その②）では、アンケートが特殊なコミュニケーションであることをご紹介しました。
今回はアンケートの「限界」について、前回・前々回同様、三つご紹介します。
①調査の「範囲」に限界がある。
調査者が知りたいことを明らかにするために事前に設定した質問項目以外に対する意見を知ることはできません。
「大学の満足度」を知りたいときに「授業は？」と「クラブは？」と「友人付き合いは？」と「進路は？」という質問項目を設定すると、「職員対応」の満足度は知ることができません。
②調査の「深さ」に限界がある。
回答者の意識上にある表面的な意見しか得ることができず、回答者自身も気づいていないようなインサイトは調査・測定することができません。そしてこのインサイトが結構大事だったりもします。
インサイトに踏み込むために深堀りして質問したいとこですが、それもなかなかできません。質問の仕方を工夫すればできなくはないですが、インタビューに比べて深堀りは困難です。
③回答者の「協力」に限界がある。
調査者が興味・関心を持っている調査テーマは、回答者が今まで考えたことも意識したこともないテーマであることが多いです。
このギャップの中で調査に協力してもらう以上、回答者に協力してもらえる範囲に限りがあり、あれもこれも、根掘り葉掘り、なんでもかんでも調査することはできません。
アンケートの限界は以上の三つです。
アンケートを実施する際はこの限界をよく理解し、また前回のブログでご紹介したコミュニケーションの特殊性も理解したうえで、用法・用量を守って正しく扱う必要があるわけです。
最後に。記事の冒頭で仕事をするうえで意識しているキーワードを勝手にご紹介した流れを踏まえて、アンケート実施におけるキーワードを考えてみたいと思います。
それは、
「感謝」と「恩返し」
だと思います。（某ドラマから強烈な影響を受けています。）
前回でもお示した通り、アンケートは回答者の自発的な協力と忍耐があって初めて成立する、相手に答えて「いただく」コミュニケーションです。
回答者の協力と忍耐に圧倒的感謝し、回答者が答えやすいようあらゆる工夫をすべきです。
ただ、相手に答えていただいたアンケートのデータを集計・分析した結果、な～んにもわからなかった場合、そのアンケートはすべて無駄になります。もちろんせっかくの回答者の協力と忍耐の気持ちも無駄にすることになります。
そして何もわからなかったということは、次のアクションを起こせないということです。つまりはアンケートに答えてくれた回答者に恩返しができないということです。
この不毛な流れはとりあえずアンケートやってみたパターンや回答者のことを考えていないパターンの時におきがちです。
こんな風に回答者の気持ちを踏みにじってかつ時間も無駄にしないために、
アンケートをやる前から「何を知りたいのか」を明確にして、そのために「何を質問するか」と「どう分析するか」を明確にしてから、アンケートを実施するとよいと思います。
前者は専門用語で「リサーチクエスチョン」といい、そして後者はそのクエスチョンの仮の答えである仮説を検証するためのデータと手段ですね。
リサーチクエスチョンと仮説検証の手段を明確にして、回答者に圧倒的感謝のもとありとあらゆる配慮がされたアンケートを実施し、分析してくことで、アンケートの最終的な目標とも言える恩返しができると思います。
■参考文献
鈴木淳子（2016）「質問紙デザインの技法」, ナカニシヤ出版.
【見えないモノを見ようとしがちな大学職員】
DX推進の話
管理人Iです。
年末年始実家に帰省し、元日の新聞を見ると。
さすがです。近畿大学様。
https://twitter.com/yomiojo/status/1345518455978541056
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近大DXとは言わずもがな、デジタル・トランスフォーメーションのこと。
近畿大学はデジタルトランスフォーメーションの一環として授業のオンデマンド化を推進しています。受講者数1,000名程度の学部横断的に開講している共通教養科目をオンデマンドに。高品質な授業の提供の為に「KICS(Kindai Creative Studio)」という名称のスタジオを設置。
そしてライブ配信学習のパイオニア的存在である株式会社 Schooのとのアドバイサリー契約を締結し、以下の点でSchooからのノウハウを提供を受けるということです。
①オンライン講義配信ツール・DXツールの選定における情報提供及びアドバイス
②教室のスタジオ化のための機材の選定や準備に関するアドバイス
③学内全体のDX推進に関わる管理体制の構築と運営等のアドバイス
そして近大DXが目指すものはデジタルを駆使することで学生や世の中に新しい教育モデルや価値観を提供すること、つまり「新時代の学生生活の創成」とのことです。
近畿大学のことですから、今後の広報の柱としてくることでしょう。
今後の展開に目が離せませんね。
＜参考＞
【管理人：I】
