新卒で大学職員になってもうすぐ1年② - 大学職員の生活改善ねた

こんにちは！
年度末が迫ってきました。あと少しで「新人」の肩書が消滅します。😇
2年目として恥ずかしくないような仕事をしていきたいです。

さて，前回に引き続き，新卒大学職員として業務の中で驚いたことについて書きます。（前回の記事に続くため，番号が途中から始まります。）

③印刷量の多さ

私は教授会等の会議資料を作成を担当しています。
本学で開催する会議では，ペーパーレス化ということで，基本的にはpdfデータを会議資料として配信しています。
（印刷コスト削減のため）

会議資料を配信する前には，上司に資料内容に間違いがないかどうかチェックをしてもらうのですが，その際は印刷したものをチェックしてもらいます。

当初は，「せっかくデータ化されているんだったらpdfデータに修正入れたらいいのでは…？紙の無駄遣いなのでは…？」と思っていました。

実際，しばらく続けて見て感じたこととしては，
・印刷したほうが間違いを発見しやすい
・手元の資料同士で見比べやすい
・修正点の書き込みが楽

といったことが挙げられ，現時点では印刷したものをチェックしてもらう体制で続けています。
（私だけかもしれませんが，どうしても画面上の文字を読むと目が滑って間違いを見つけられないことが多くありました）

他大学では，どのように資料のチェック作業を行っているのでしょうか。
もしかしたら，タブレット端末等でデータに直接書き込みをしているような大学もあったりするのかもしれないなあ，と思いました。

④とりあえず電話しがち

業務上，ほかの部署に聞かないとわからないことなどがあると，「電話して聞いてみて」と指示を受けることが多々あります。

正直なところ，私は電話がすごく苦手です。
以下，理由です。（とても個人的）
・電話している内容を周囲の人に聞かれるのが恥ずかしい
・電話のコール音に驚く
・電話をすることで，電話越しの人の業務の手を止めてしまうことに申し訳なさを感じる
・かけた相手が出なかった場合，電話の折り返し合戦（？）になり面倒

という風に，とてもストレスに感じています。
（「甘ったれたことを言うな！」と言われるかもしれませんが…）
確かに電話すれば早く伝わり，問題の早期解決につながる場合も多いと思います。ですが上に挙げた内容を加味すると，なかなか受話器に手が伸びません。（しかし，かかってきた電話は率先して取ります。※新人のため）
とりあえず私は，チャットで済ませられる簡単な内容であればチャットで連絡し，文面での説明がややこしいときや，緊急性を伴う内容の場合は電話，という風に分けてみたりしています。
電話に慣れる必要があることも重々承知しているので，私と同じように電話が苦手な方で，「こういうふうにやったらストレスがなくなったよ」，という方がいらっしゃいましたら，ぜひ教えてください。

⑤改革のしづらさ

新卒で入職して，「もっとこんな風にしたらいいのに」「なんでこんなに面倒なことをしているんだろう」と思うことが多々あり，入職して間もなく，上司に疑問をぶつけてみることもありました。
意見を採用していただけることもあれば，「そういった指摘があることは重々承知しているけれど，今のやり方が一番確実だからこのやり方で続けている」という風に言われることも多くありました。
実際，現状のやり方で作業を進めていると，確かに今のままの運用が一番理にかなっているんだなと思うこともありました。
改革を進める際には，まずは今のやり方で様子を見て，色んな事情を考慮したうえで提案をする必要があると感じました。
※「提案すること自体はいいことなので，どんどん提案して！」とは言われています。

以上がここ最近感じていたことでした。
来年度は，今年度の反省を踏まえて効率的に働きたいです。

新人職員Yでした。