新卒で大学職員になってもうすぐ1年③ - 大学職員の生活改善ねた

こんにちは，新入職員Yです。
年度末ですね。部署にもよるかと思いますが，繁忙期のところが多いのではないでしょうか。毎日お疲れ様です。

さて，キリがいいので，新入職員シリーズ（？）は今回で最後になる予定です。

（以下の記事の続きとなります）

今回は，自分自身の振り返りも兼ねて，新入職員として「やってよかったこと」，「やっておけばよかったこと」を考えてみました。

新入職員は先輩と比べて，知識もスキルも不足していることは言うまでもありませんが，その中でもできることはきっとあるはず！と思います。
春から入職される方の参考になれば嬉しいです。

3つ挙げてみました。順にご紹介します。

①報連相
社会人として当たり前のことかもしれませんが，重要性を再認識しました。

例えば…とあるイベント運営を行うことになったとします。
流れとしては，企画書を作成して，会議用資料を作成して，会議に付議して，日程調整して，開催場所を確保して…といったように，イベントを開催，事後対応を完了させる（＝最終的なゴール）までに，いくつもの段階を踏む必要があります。

新入職員であれば，最初に先輩から一連の流れを説明してもらうと思いますが，どうしても途中で方向性の確認は必要になるかと思います。

私は何度か，確認をサボったために痛い目を見ています。
・作業の締め切りを過ぎていることに気が付かないまま放置
・途中で方向性を間違えてしまい，修正，作成と二度手間になる

先輩が忙しそうにしているからあとで声をかけよう，と思って後回しにしすぎていると，自分の作業の方向性を間違えていて，軌道修正をかけるのに時間がかかってしまうことがありました。
作業全体の流れ，所要時間を把握できていないうちは，方向性を間違える前に先輩から軌道修正をかけてもらう必要があるかと思います。

②たたき台作成
会議資料などの資料を作成する際，新入職員であれば，「とりあえず」自分の力で作って，先輩に確認してもらう，というのが普通だと思います。
ですが，その「とりあえず」のクオリティが人によってさまざまだと感じました。
たとえば私の場合，「先輩に見てもらうのだから，ある程度のクオリティまで持っていきたい」と思いの元，そのクオリティに持っていくまでにとても時間を要してしまいなかなか先輩にチェックをお願いできないことがありました。
先輩にも，「アドバイスをしたいけれど，まずたたき台を作ってもらわないとどうしようもないし，どこまで進んでいるのかも把握できない」と言われました。
自分としては，「まだ不十分だしこれは調べたらわかるかもしれないからもうちょっと粘りたい…！」という思いもありました。
ですが，それで長時間粘りすぎるのも問題だと思います。調べて短時間で解決することもあれば，先輩に聞かないとわからないこともあり，そのあたりの判断は，新入職員にとって難しいところなのではないでしょうか。

クオリティも大切ですが，まずは「たたき台」をある程度のスピードで完成させることや，進捗状況を報告することを意識していきたいです。

③情報収集
これは，長期的に見て特に重要なことなのかなあと思っています。
文科省の答申や分科会の内容，また身近なところであれば，学内規程や，自部署だけでなく他部署の業務などにも目を向けるようにしていました。（途中からですが）

先にも述べましたが，私は入職時点では大学職員としての知識がほぼゼロに等しい状況でした。
（認証評価？質保証？教学マネジメント？3つのポリシー？補助金？なにそれ。という状況。）
このように知識が不足していると，仕事を進める上でも回り道がかなり必要となりました。

文科省から公表される審議まとめや答申を理解しようと思うと，いくつも知らない単語が出てくるので，その度に調べて意味を理解して…という風に，まるで英語の長文読解の問題を解くような気分になります。
ただ，知らないの単語であっても大体はネット上で調べることで解決しますし，その事項について，自大学でどのように取り扱っているかについては先輩方に聞くことで解決していました。

その流れを続けていると，国から出た方針を，自大学で行っている取り組み→自部署に課せられた仕事→自分の作業へとだんだん落とし込めるようになり，普段から「なんのためにこの作業をやっているのか」を意識しやすくなり，一つ一つの作業へのミスを徐々に減らせるようにもなりました。

まだまだ知らないことは多いですが，日々学んでいきたいです。