ここが変だよ大学＆大学職員①

管理人Iです。年度初めになり、まだまだバタバタした日が続かれている方も多いと思います。最近はコロナの影響もあり、その対応に追われている方もおられるでしょう。皆さん、お疲れ様です。

今回のテーマは大学では働く中での違和感に関してお話をしていきます。筆者は一般企業も3年だけ経験をしましたので、一般企業と大学との違いにも触れながら、ご紹介していきます。大学職員を目指す方は業界研究の参考にしていただければ幸いです。

①決裁のプロセスが多すぎ＆決裁の数が多すぎ

　物事を進めていく際に何かと決裁ものが多いと感じておられる職員の方も多いのではないでしょうか。「稟議書」「伺い書」「企画書」なる書類の作成に追われている方も多いと思います。職員発信のものだと所管部署→関連部署→総務→事務局長→学部長→学長という形で印鑑が必要ですよね。大きな金額が動くものに関してはもちろん、決裁は必要ですが、少額なものでも多くの方の印鑑が必要なことも多いです。以前、事務局長が「なぜ1万円の物品買うのにも俺の判子が必要なのか」とぼやいていたことがありました。また私の上司が一日休暇を取っていただけで、デスクの上が決裁書類で山積みになっていることもしばしば見ています。大学によって差はあると思いますが、その中で私が一番嫌いなのが、急ぎの案件で決裁印をもらう為に、起案した決裁書類を手持ちで管理職や先生方を回っていくことです。会議や授業の空き時間を調べてデスクに伺って印鑑をもらう。巡り合わせが悪かったら一つの決裁で3日くらいを費やした経験もあります。そして上司からは「〇〇の決裁はまだなのか」と催促をかけられることもしばしば。まさに非効率。

　行政も大企業も決裁のプロセスが非常に多いと言われています。以前の投稿でも書きましたが、大学は教員と職員という職種の二重構造があるがゆえに決裁のプロセスは長くなりがちです。組織ですので、管理者たる方々の承知事項にしておくことは重要ですが、効率の悪さを感じる日々です。事務局・職員の裁量を大きくし、プロセスを簡略化したスマートな決裁プロセスが実現を図ってほしいものです。

私が一般企業で働いていた時は電子決裁のシステムが導入されていましたので、順調にいけば3時間もあれば一つの決裁が終わることもありました。その点はものすごく効率的でした。早く本学でも電子決裁が導入されてほしいものです。

まだまだ日本は印鑑社会ですので、コロナ禍を機に決裁の在り方も変わっていくことを期待しています。

②同業間での交流が活発

これは良い点です。大学業界は積極的にセミナーや勉強会が開かれ、同業間での交流が活発に行われおり、様々な場で事例報告などが行われています。一般企業では自分たちの手の内を明かすことは積極的には行われません。また同業内での交流も活発には行われていません。日々の業務での困りごとを相談できたり、先進的な事例について学べる機会が豊富にあることは非常に歓迎すべきことでしょう。私自身も他大学の職員の姿を見て、自身の目指す大学職員像について刺激を受けることができているので非常にありがたい関係です。この点は過去の記事でも新人職員が書いてくださっています。ぜびこちらもご覧ください。

daigakushokuin2020.hatenablog.com

いかがでしたでしょうか。今回はここまでにいたします。こちらをご覧になられている皆さんも大学という組織や大学職員の在り方に違和感を感じることがあればぜひ教えて頂ければ幸いです。

【管理人：I】